外贸出口流程知识

1 ．国际市场调研

 

进出口企业要使自己的产品打入国际市场并且畅销不衰，或以较低的价格购进所需的商品，就必须了解国际市场，对国际市场进行调研，以帮助企业制定有效的市场营销决策，实现企业经营目标。

 

2 ．寻找客户

 

寻找合适的交易对象，与之建立长期友好业务关系，是企业开展国际贸易至关重要的问题。

 

3．建立业务关系

 

企业通过各种渠道找到国外客户后，须先对客户资信情况进行调查，然后考虑选择客户与之建立业务联系。选择客户时企业必须对客户的资金、信誉、经营商品的品种及地区范围、从业人员的人数、技术水平及拥有的业务设施、经营管理水平、提供售后服务和市场情报的能力等进行综合分析排队，选择经营作风好、有经营能力、对我态度友好的客户作为我们的基本客户并与之建立业务联系。

 

4．客户询盘

 

一般在客户下订 Purchase Order之前，都会有相关的Order Inquiry给业务部，做一些细节上的了解。

 

5．发盘

 

业务部及时回复客人查询，确定货物品名、型号、数量、交货期、付款方式、包装规格、港口（空运机场）及柜型等，等和客户确定业务时， Proforma Invoice or sales contract or offer sheet 给客户做正式报价。

 

6．还盘

 

当受盘人在接到发盘后，不同意或不完全同意发盘人在发盘中提出的条件时 , 受盘人为了能进一步磋商交易条件，对发盘提出修改意见，还盘可以用口头方式也可用书面方式。

 

7． 接受

 

接受在法律上称 “承诺”是买方和卖方同意对方在发盘中提出的各项交易条件，并愿按这些条件与对方达成交易、订立合同的一种肯定的表示。这种表示可以是做出声明，也可以是做出某种行为。

 

8． 签订买卖合同

 

国际贸易中，当交易一方提出发盘，交易另一方作出有效接受之后，买卖双方之间即达成买卖合同关系。买卖双方在交易磋商过程中的往来函电即为双方买卖合同的书面证明。但为了明确，买卖双方一般还要在交易磋商的基础上，签订书面合同或成交确认书将双方的权利、义务及各项交易条件明文规定下来。

 

9． 履行合同

 

合同签订之后，买卖双方要按合同进行货物的准备工作。出口合同履行，指出口人按照合同的规定履行交货义务直至收回货款的整个过程。出口合同履行是外贸出口工作的“最后”也是最重要的阶段，其工作特点是：工作环节多、涉及面广、时间性强、手续复杂、技术性、知识性突出。出口合同履行工作的好坏关系国家、企业的声誉和利益。出口人必须重视出口合同的履行。

 

10．下生产单

 

得到客人的订单确认后，给工厂下订单 (工厂自己安排生产计划)，安排生产计划。

 

11．业务审批

 

业务部收到订单后，首先做出业务审核表。按 “出口合同审核表”的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件，与工厂的收购合同。审核表要由业务员签名，部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的，或有预付款和佣金等条款的，要经公司总经理审批才行。合同审批之后制成工作任务单，交给部门跟单员跟进。

 

12．下达生产通知

 

业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知 , 通知工厂按时生产：

 

12.1：如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后需业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人修改L/C。

 

12.2：如果是T/T付款的客户，要确认定金已经到账。

 

12.3：如果是远期L/C, D/A等条款收汇方式的客户(不推荐运用这种方式)，需经总经理确认批准。

 

13． 装运出口

 

出口企业在备妥货物、落实信用证后，即应按合同和信用证的规定，及时对外履行装运货物的义务。安排货物装运出口主要涉及托运、投保、报关等工作。本节以 CIF出口合同为例，简要介绍班轮运输出口货物装运时，上述各环节的具体做法。

 

14．投保

 

如果是按 CIF出口合同，卖方办理货物保险。出口企业应在备妥货物、确定装运日期和运输工具后，按合同或信用证规定向保险公司填制投保单办理货物运输投保手续。

 

15．验货

 

15.1：在交货期前一周，要通知公司验货员验货(部门跟单员跟进)。

 

15.2：如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期告知外贸部。

 

15.3：如果客人指定由第三方验货公司或公证行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。

 

16．备制基本文件单证

 

在收到客户正式的订单时，应制作出口合同 , 出口商业发票,装箱单，出口货物托运单，保单，核销单, 报关单, 报关委托书, 报验委托书(工厂的外贸人员还需要准备: 商检换证凭单,纸箱检验单) 等文件。（应由单证员制作，交给业务跟单员跟进）。

 

17．商检

 

如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并提供出口合同，发票 , 装箱单等商检所需资料。而且要告诉工厂产品的出口口岸，便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。

 

18．租船订仓

 

18.1．如果跟客人签定的合同是FOB CHINA条款，通常客人会指定运输代理公司或船公司。应尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸，船期等情况，确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前，以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期7天之前向货运公司发出书面定仓通知，通常在开船5天前可拿到进仓单。

 

18.2．如果是由卖方支付运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期，运价，开船口岸等。经比较，选择价格优惠，信誉好，到港时间准时,船期时间合适的船公司，并告诉业务员通知客人。如客人不同意时要另选客人认可的船公司。开船前一周书面定仓，程序同上。

 

18.3．如果货物不够一个小柜，需走散货时，向货代公司定散货仓位。拿到进仓单时，还要了解截关时间，入仓报关要求，等内容。

 

18.4．向运输公司定仓时，一定要传真书面出口货物托运单，注明所定船期，柜型及数量，目的港等内容，以避免差错.

 

19．安排拖柜

 

(千万记住装柜前要检查集装箱柜里是否有破旧,破损,破裂的地方)

 

19.1．货物做好并验货通过后，委托拖车公司提柜，装柜。拖车公司应选择安全可 靠，价格合理的公司签定协议长期合作，以确保安全及准时。要给拖车公司传真以下资料：定仓确认书/装柜图纸，船公司，定仓号，拖柜委托书，注明装柜时间，柜型及数量，装柜地址，报关行，及装船口岸等。如果有验货公司监装柜，要专门声明，不能晚到。并要求回传一份装柜资料，列明柜号、车牌号、司机及联系电话等.

 

19.2．传真一份装车资料给工厂，列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。

 

19.3．要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部，列明货柜离厂时间、实际装货数量等，并记下装箱号码和封条号码作为提单的资料。要求工厂装柜后一定要记住封紧锁上.

 

20．委托报关

 

在拖柜前要将报关所需资料交给合作报关行，委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间（船截关前）。委托报关时，应提供一份装柜资料，内容包括所装货物及数量，口岸，船公司，定仓号，柜号，船开截关时间，拖车公司，柜型及数量，本公司的联系人和电话地址等。

 

21．获得运输文件

 

21.1．最迟在开船后两天内，要将提单补充内容(如果需要修改的话)传真给船运公司或货运代理。提单补充内容要按照L/C或客人的要求来做，并给出正确的货物数量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司随同提单出的船证明等。

 

21.2．督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后，向船公司书面确认提单内容。如果提单需客人确认的，要先传真提单样板给客人，得到确认后再要求船公司出正本。

 

21.3．及时支付运杂费，付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。支付运费应做登记。13.4. 如果客户是做FOB条款的, 应该及时通知客户保险,并将提单副本传真给他.

 

22．准备其他文件

 

22.1．商业发票：L/C 要求提供的文件中，对商业发票要求最严格。发票的日期要确定在开证日之后，交货期之前。发票中的货物描述要与L/C上的完全相同，小写和大写金额都要正确无误。L/C上对发票的条款应显示出来，要显示唛头。如果发票需办理对方大使馆认证，一般要提前20天办理。

 

22.2．FORM A原产地证书：FORM A 原产地证要在发货之前到当地商品检验局申办。需注意的是运输日期要在L/C 的交货期和开船日之前，在发票日期之后。未能在发货之前办理的，要办理后发证书，需提供报关单，提单等文件。经香港转运的货物，FORM A证书通常要到香港的中国商检公司办理加签，证明未在港对货物进行再加工。

 

22.3．一般原产地证：一般原产地证可在中国贸易促进会办理，要求低一些。可在发货之后不太长的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签，也和发票一样要提前20天办理。

 

22.4．装运通知：一般是要求在开船后几天之内，要通知客人发货的细节，包括船名，航班次，开船日，预计抵港日，货物及数量，金额，包装件数，唛头，目的港代理人等。有时L/C要求提供发送证明，如传真报告书，发函底单等，注意按客人要求的时间内办理。

 

22.5．装箱单：装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数量，每箱的毛重，净重，外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显示唛头和箱号，以便于客人查找。装箱单的重量，体积要与提单相符。

 

23． 交单

 

23.1．采用L/C收汇的，应在规定的交单时间内，备齐全部单证，并严格审单，确保没有错误，才交银行议付。

 

23.2．采用30% deposit,T/T收汇的，在取得提单后马上传真提单给客人付70%余款，确认收到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。

 

23.3．如果100%T/T收汇的，要求收全款货款才能做货的，要等收款后再安排生产。拿到提单后可立即寄正本提单给客人。

 

24． 制单结汇

 

货物装运后，出口企业即应按信用证要求，整理和缮制各种单据，在信用证规定的交单有效期和交单期内，填写出口结汇申请书（联系单），连同全套正本单据，递交银行办理议付结汇手续。

 

25．业务登记

 

每单出口业务在完成后要及时做登记，包括电脑登记及书面登记，便于以后查询，统计等。

 

26．文件存档

 

所有的外贸单证、 L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。